O que é
Você tem um aluno inadimplente que não vai voltar a treinar e quer deixá-lo inativo, mas sem excluir o contrato, para não perder o histórico de pagamentos. O caminho certo é cancelar o contrato. Cancelar não é estornar: o estorno apaga o contrato e o financeiro dele some do perfil do aluno. O cancelamento encerra o vínculo, torna o aluno inativo e mantém todas as parcelas pagas e em aberto registradas.
Se você já cancelou e o aluno continua ativo, é provável que o cancelamento tenha sido feito com data futura. Nesse caso o contrato segue ativo, sem novas cobranças, até a data de encerramento informada, e só então o aluno passa a inativo.
Permissão necessária
É necessário ter as permissões “2.04 – Clientes”, “3.07 – Cancelar contratos” e “13.00 – Ver aba Contratos” habilitadas no perfil de acesso. Para configurar o cancelamento automático no plano, é necessária a permissão “5.09 – Planos”.
Como fazer
- No perfil do aluno, na guia “Contratos”, clique sobre o contrato;
- Clique em “Cancelamento”;
2.1. Se a opção estiver desabilitada, passe o mouse sobre ela. O sistema mostra o motivo, por exemplo contrato já cancelado com data futura ou contrato com renovação já lançada;
- Preencha a justificativa e confira as datas. Se o campo “Encerre o contrato no dia” estiver com uma data futura, o aluno só ficará inativo nessa data;
- Confirme o cancelamento.
Atenção: não estorne o contrato para inativar o aluno. O estorno remove o contrato e os recebimentos vinculados a ele deixam de aparecer no perfil.
Observação: o cancelamento pode gerar multa, custos administrativos ou cobrança das parcelas atrasadas, de acordo com as configurações da empresa e da justificativa escolhida. Se a intenção é apenas inativar sem cobrar nada, use uma justificativa configurada para isentar a multa e não cobrar parcelas atrasadas.
Cancelamento automático por atraso
Para planos do tipo recorrência, o sistema pode cancelar sozinho os contratos com parcela vencida há uma quantidade de dias:
- Na lupa de busca, pesquise por “Planos”;
- Clique sobre o plano recorrente desejado;
- Abra a aba “Dados Contratuais” e clique em “Configurações avançadas”;
- Marque “Cancelamento Automático do Contrato” e informe o valor em “Quantidade de dias após vencimento da parcela para cancelamento automático do contrato”;
4.1. Para aplicar a regra também aos contratos já ativos, clique em “Executar o cancelamento com a configuração atual, para todos os contratos ativos” antes de salvar;
- Clique em “Salvar configurações” e depois em “Salvar”.
Para planos do tipo normal ou avançado, a configuração equivalente fica nas configurações da empresa, na guia “Cancelamento”, no campo de tolerância de parcelas vencidas seguidas.
Saiba mais
Para saber como configurar o cancelamento automático de planos recorrentes por parcela vencida, clique aqui.
Para saber como configurar o cancelamento automático por parcelas vencidas na empresa, clique aqui.
Para saber como trabalhar com cancelamento, clique aqui.
Para saber por que a opção de cancelamento pode não estar disponível, clique aqui.