O que é
O aluno pagou a mensalidade fora do sistema, por exemplo em dinheiro, Pix direto na conta da academia ou na maquininha não integrada, e você precisa registrar esse pagamento para que a parcela saia do caixa em aberto. Isso se chama baixa manual: a venda já está lançada, as parcelas já existem, e você apenas informa ao sistema que uma delas foi recebida.
A baixa manual é feita no Caixa em Aberto, a tela que lista todas as parcelas pendentes dos clientes. Se o pagamento aconteceu em um dia anterior, você pode informar a data real do recebimento para que o financeiro fique correto.
Permissão necessária
É necessário ter as permissões “2.04 – Clientes”, “2.44 – Visualizar ou operar o Caixa em aberto” e “2.45 – Operação – Caixa em Aberto por Pessoa” habilitadas no perfil de acesso. Para registrar o pagamento com data diferente de hoje, é necessária também a permissão “2.69 – Permite Fechar e Receber Contrato”.
Como fazer
- No perfil do aluno, clique em “Caixa em aberto”;
1.1. Ou pesquise por “Caixa em aberto” na lupa de busca e localize o aluno pelo nome ou matrícula no campo de busca de pessoa;
- O sistema apresenta as parcelas em aberto do aluno. Clique no ícone de detalhar para ver as parcelas, que podem estar “Em dia” ou “Vencidas”;
- Marque a parcela do mês que o aluno pagou e clique em “Receber”;
- Se o pagamento foi em um dia anterior, na parte superior das datas clique em “Editar”, informe a data em que o aluno realmente pagou, adicione uma observação se desejar e clique em “Salvar”;
- Em “Forma de pagamento”, selecione como o aluno pagou:
5.1. Dinheiro ou Pix: informe o valor e confirme; 5.2. Maquininha não integrada: selecione “Cartão de Crédito – OFFLINE” e preencha adquirente, bandeira, parcelas, autorização e NSU com os dados do comprovante da maquininha; 5.3. Se o aluno pagou de forma dividida, use “Adicionar outra forma de pagamento” para registrar as duas;
- Clique em “Receber”;
- Se alterou a data, informe seu “Usuário” e “Senha” e clique em “Confirmar”;
- Escolha o que fazer a seguir: imprimir o recibo, enviar por e-mail, ficar no Caixa em Aberto ou ir para o perfil do aluno.
Atenção: a data de recebimento não pode ser anterior à data de lançamento da parcela. Se a venda foi lançada depois do pagamento, use a data de lançamento como data do recebimento.
Atenção: não use “Cartão de Crédito – ONLINE” para baixa manual. Essa opção é só para cobranças online de recorrência.
Observação: se o valor pago for diferente do valor da parcela, use “Renegociar” antes de receber para ajustar o valor ou dividir a parcela.
Saiba mais
Para saber como receber uma parcela do aluno no Caixa em Aberto, clique aqui.
Para saber como receber um pagamento com data diferente de hoje, clique aqui.
Para saber como registrar a parcela recebida por cartão na maquininha, clique aqui.
Para conhecer as melhorias do novo Caixa em Aberto, clique aqui.