O que é
Você estornou o plano de um aluno escolhendo não cancelar as transações, lançou o plano novamente da forma correta e agora quer usar o pagamento que já foi feito para dar baixa nas novas parcelas. Isso é possível, e a baixa é feita manualmente no Caixa em Aberto.
Quando o estorno é feito sem cancelar as transações, o dinheiro não volta para o aluno. A cobrança no cartão continua válida e o valor permanece com a academia. No sistema, porém, a parcela antiga foi estornada e não existe mais nenhum recebimento registrado. Por isso o novo lançamento fica em aberto e precisa receber a baixa com os dados da transação original.
Permissão necessária
É necessário ter as permissões “2.04 – Clientes”, “2.44 – Visualizar ou operar o Caixa em aberto” e “2.45 – Operação – Caixa em Aberto por Pessoa” habilitadas no perfil de acesso. Para estornar o contrato, são necessárias “4.13 – Estornar contrato”, “3.19 – Permissão para visualizar o Botão Estornar contratos” e, se o contrato tiver recibo, “4.12 – Estornar Recibos”.
Como fazer
Estornar sem cancelar as transações
- No perfil do aluno, na guia “Contratos”, clique sobre o contrato lançado errado;
- Clique em “Estornar”;
- Informe o “Motivo do Estorno”;
- No campo “Cancelar transações”, escolha a opção de não cancelar [VERIFICAR: texto exato das opções do campo na tela nova];
- Clique em “Estornar”.
Atenção: só escolha não cancelar as transações se o valor realmente vai ser aproveitado em um novo lançamento. Se o aluno precisa do dinheiro de volta, cancele as transações no estorno.
Lançar o contrato correto e dar baixa manual
- Lance a nova venda do plano para o aluno;
- No perfil do aluno, clique em “Caixa em aberto”;
- Detalhe as parcelas, selecione a parcela que corresponde ao valor já pago e clique em “Receber”;
- Se o pagamento original aconteceu em outro dia, clique em “Editar” na parte superior das datas e informe a data da transação;
- Em “Forma de pagamento”, selecione “Cartão de Crédito – OFFLINE”;
- Preencha os campos com os dados da transação original: adquirente, bandeira, quantidade de parcelas, código de Autorização e NSU. Esses dados estão no comprovante da cobrança ou na tela de transações de cartão de crédito;
- Clique em “Receber” e escolha a ação seguinte.
Observação: não use “Cartão de Crédito – ONLINE”. Essa opção dispara uma nova cobrança no cartão do aluno, e ele seria cobrado duas vezes.
O valor aparece duas vezes nos relatórios?
Não. A parcela do contrato estornado foi estornada no sistema, então o recebimento antigo deixa de contar. Só a baixa manual no novo contrato aparece como recebimento. O que muda é apenas a origem: o dinheiro já estava no banco da academia desde a primeira cobrança.
Saiba mais
Para saber como excluir (estornar) o contrato de um aluno, clique aqui.
Para saber como registrar a parcela recebida por cartão de crédito, clique aqui.
Para saber como consultar as transações de cartão de crédito realizadas, clique aqui.
Para saber como receber um pagamento com data diferente de hoje, clique aqui.