Como fazer a retenção de alunos usando o CRM

O que é

Se a academia está perdendo alunos e você quer agir antes do cancelamento, o sistema oferece um conjunto de ferramentas de retenção. A ideia é identificar cedo quem está se afastando (faltas, contrato perto de vencer, parcela atrasada) e entrar em contato de forma organizada, automática ou por uma lista de ligações para a equipe.

As principais frentes são:

• Contato em grupo: mensagens automáticas por e-mail, SMS ou aplicativo para grupos de alunos, como faltosos, contratos vencendo e parcelas vencidas;
• Meta Diária do CRM: lista diária de alunos que cada consultor deve contatar, com fases como “Grupo de Risco”, “Renovações” e “Vencidos”;
• Geral de Clientes: relatório para listar quem está há alguns dias sem comparecer, ideal para o contato semanal da recepção;
• BI Gestão de Acessos e Totalizador de Acessos: acompanhamento da frequência da unidade e de cada aluno.

Permissão necessária

É necessário ter as permissões “7.10 – Enviar emails do tipo Mala Direta” (Contato em grupo), “7.21 – Visualizar metas” (Meta Diária) e “6.22 – Relatório de Geral de Clientes” habilitadas no perfil de acesso do módulo ADM.

Como fazer

1. Dispare mensagens automáticas para quem está se afastando

1. Na lupa de busca, pesquise por “Contato em grupo”;
2. Na guia “Criar contato”, escolha “E-mail”, “SMS” ou “App”, monte a mensagem e clique em “Prosseguir com envio”;
3. Preencha “Remetente” e “Título”;
4. Em “Evento Pré-definido”, escolha o grupo que receberá a mensagem:

• Faltosos: alunos há X dias sem acesso. Informe o “Nr dias de falta”;
• Contratos vencendo: alunos com contrato perto de vencer;
• Parcelas Vencidas ou Alunos com débito: alunos com parcela em atraso;
• Grupo de risco: alunos com peso alto de risco de não renovar.

1. Em “Periodicidade”, selecione “Diariamente”, informe o período de execução e o horário de envio (sugerimos das 8h às 20h);
2. Clique em “Gravar e enviar”.

Dica: crie um contato para cada momento: um e-mail para 7 dias sem treinar, outro para 15 dias, outro para 30. Não marque “Pesquisar também quem tem mais dias de falta do que o informado”, para que cada aluno receba apenas a mensagem do seu momento.

2. Liste toda semana quem está sem frequentar

1. Na lupa de busca, pesquise por “Geral de Clientes”;
2. Na guia “Dados de contrato”, informe em “Dias sem Comparecer” a faixa desejada (por exemplo, de 3 a 7 dias) e em “Situação” selecione “Ativos”;
3. Clique em “Consultar”. A lista mostra nome e contato de todos os alunos ausentes nesse período, e pode ser exportada.

3. Use a Meta Diária para o contato individual

1. Na lupa de busca, pesquise por “Meta Diária”;
2. Nas fases de retenção, como “Grupo de Risco” e “Renovações”, cada consultor vê a lista de alunos do dia, registra o contato e o retorno do aluno.

Observação: o envio de mensagens em massa por WhatsApp não é nativo. Pelo sistema é possível enviar WhatsApp individual a partir do perfil do aluno; o envio automático em massa depende de integrações como Gymbot e ManyChat.

Saiba mais

Para saber como gerar uma lista de alunos que não frequentam há alguns dias (Geral de Clientes), clique aqui.

Para conhecer as fases da Meta Diária do CRM, clique aqui.

Para saber o objetivo do evento pré-definido e o que é cada evento, clique aqui.

Para conhecer o BI Gestão de Acessos, clique aqui.

Para saber o que é o relatório Totalizador de Acessos, clique aqui.

Para saber como envio e-mail para grupo de alunos que estão faltando há vários dias (Contato em Grupo), clique aqui.